오늘의 한 줄 요약 (Today's Memo) 8년 차가 되고 나서야 깨달았다. 야근을 줄인 건 야망이 아니라 노션 템플릿 하나와 엑셀 단축키 몇 개였다. 도구를 바꾸니 퇴근이 한 시간 당겨졌다.
노션과 엑셀로 정말 퇴근이 빨라지나 — 결론부터 적는다
결론부터 말한다. 노션 활용법과 엑셀 단축키를 익히면 하루 평균 한 시간은 줄일 수 있다. 나는 8년 차 직장인이고, 대단한 자동화를 짠 것도 아니다. 반복되는 문서 작업을 노션 데이터베이스에 얹고, 엑셀에서 마우스로 하던 일을 키보드로 옮겼을 뿐이다. 그게 전부다.
왜 시간이 줄어드느냐면, 직장인의 하루에서 진짜로 시간을 잡아먹는 건 어려운 업무가 아니라 반복되는 잔업이기 때문이다. 주간 보고서 양식을 매번 새로 만들고, 지난주 파일을 뒤지고, 같은 표를 손으로 다시 그리는 일. 이런 게 하루 20분, 30분씩 쌓인다. 노션은 이 반복을 템플릿으로 묶어주고, 엑셀 단축키는 손이 마우스까지 가는 시간을 없앤다.
이 글은 광고가 아니다. 8년 동안 야근하며 실패한 방법도 많았고, 그중에 남은 것만 적는다. 노션을 주력으로 쓰되 엑셀을 버리지 않은 이유, 그리고 어떤 사람에게 뭐가 맞는지까지 순서대로 정리한다.
Fact — 8년 차의 하루, 어디서 시간이 새는가
먼저 상황부터 적는다. 나는 마케팅 실무를 8년 했다. 하는 일의 절반은 문서다. 주간 업무 보고, 캠페인 결과 정리, 예산 집행 현황, 회의록. 하나같이 매주 혹은 매월 같은 양식으로 돌아온다.
3년 차까지는 이걸 전부 손으로 했다. 월요일 아침마다 지난주 보고서 파일을 복사해서 날짜만 바꾸고, 내용을 지우고, 다시 채웠다. 엑셀 예산표는 매달 새 시트를 만들어 수식을 다시 걸었다. 회의록은 워드에 적고 메일로 뿌렸다. 지금 생각하면 그 반복에만 하루 한 시간 가까이 썼다.
문제는 이게 티가 안 난다는 점이다. 큰 프로젝트는 기억에 남지만, 매일 15분씩 새는 시간은 아무도 기억을 못 한다. 그런데 그 15분이 5일이면 일주일에 한 시간이 넘고, 한 달이면 다섯 시간이다. 나는 그 다섯 시간을 야근으로 메우고 있었던 셈이다.
중간에 안 해본 시도가 없다. 5년 차쯤엔 유행하던 할 일 앱을 여러 개 깔았다. 알림은 요란한데 정작 문서는 그대로 손으로 만들고 있었다. 도구만 늘고 일하는 방식은 안 바뀌니 시간이 줄 리가 없었다. 캘린더 앱, 메모 앱, 협업 툴을 옮겨 다니며 결국 원점으로 돌아왔다. 그 시행착오가 2년쯤 이어졌다. 지금 와서 보면 문제는 앱이 아니라 반복 그 자체를 그대로 둔 것이었다.
전환점은 8년 차에 팀을 옮기면서였다. 인수인계 문서가 노션으로 되어 있었다. 처음엔 낯설었는데, 데이터베이스라는 게 한 번 이해되니 생각이 바뀌었다. 매번 새로 만들던 걸 한 번만 만들고 계속 쓰면 된다는 것. 그때부터 도구를 바꿨다. 거창한 결심은 아니었다. 그냥 매주 반복되는 보고서부터 하나 옮겨봤을 뿐이다.
Feeling & Insight — 노션을 주력으로 쓰게 된 이유
노션 활용법의 핵심은 무엇인가? 핵심은 "한 번 만들고 계속 재사용한다"는 것이다. 왜냐하면 직장 문서의 대부분이 양식은 같고 내용만 바뀌기 때문이다.
반복 업무는 데이터베이스 템플릿으로 묶었다
가장 크게 시간을 아낀 건 노션 데이터베이스의 반복 템플릿이다. 나는 주간 보고를 데이터베이스로 만들었다. 각 행이 한 주의 보고서고, 행을 열면 그 안이 하나의 페이지가 된다. 여기에 반복 템플릿을 걸어두면 매주 월요일 아침에 같은 양식의 빈 보고서가 자동으로 생성된다.
솔직히 말하면 처음 설정할 때는 30분쯤 걸렸다. 데이터베이스 우측 상단 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 눌러 새 반복 템플릿을 고르고, 주기를 매주로 설정하고, 안에 들어갈 목차를 미리 짜야 했다. 그런데 이걸 한 번 해두니 그 뒤로는 월요일마다 손대는게 없다. 열면 이미 만들어져 있으니까. 매일 10분씩 버리던 걸 이 공식 하나로 없앴다.
슬래시 커맨드와 단축키로 마우스를 줄였다
노션에서 가장 자주 쓰는 건 슬래시(/) 커맨드다. 슬래시를 입력하고 원하는 블록 이름을 치면 표, 할 일, 제목이 바로 나온다. 외울 필요가 없다. 그냥 치고 검색하면 된다. 이게 노션 초보에게 가장 안전한 방법이다.
그다음이 골뱅이(@)다. @를 치면 다른 페이지 연결, 날짜 삽입, 팀원 멘션이 한 번에 된다. 회의록에서 "다음 회의 @다음주 화요일" 이렇게 적으면 날짜가 그대로 박힌다. 페이지 이동은 Ctrl+P(맥은 Cmd+P)로 검색해서 넘어간다. 폴더를 뒤질 일이 없어졌다.
처음엔 이 단축키들을 안 쓰고 전부 마우스로 눌렀다. 메뉴를 찾아 클릭하고, 스크롤하고, 다시 클릭했다. 슬래시와 골뱅이 두 개에 익숙해지는 데 일주일쯤 걸렸는데, 그 뒤로는 손이 키보드에서 거의 안 떨어진다. 사소해 보여도 하루 종일 문서를 만드는 사람에게는 이 차이가 크다.
흩어진 문서를 한 페이지로 모았다
또 하나 좋았던 건 여러 형태를 한 페이지에 담을 수 있다는 점이다. 노션은 텍스트, 표, 보드, 캘린더, 갤러리를 한 페이지 안에 섞어 넣을 수 있다. 예전엔 회의록은 워드, 일정은 캘린더 앱, 자료는 폴더에 따로 있었다. 회의 준비할 때마다 세 군데를 열어야 했다. 지금은 프로젝트 페이지 하나에 회의록·일정·자료 링크가 다 모여 있다. 팀원에게는 링크 하나만 보내면 된다. 파일을 첨부해서 메일로 주고받던 일이 없어졋다. 이 협업 방식만으로도 자잘한 소통 시간이 꽤 줄었다.
노션의 단점도 분명히 있다
과장하고 싶지 않으니 단점도 적는다. 노션은 결재나 승인 업무를 대신 못 한다. 휴가 신청이나 지출결의처럼 승인이 필요한 일은 결국 회사 그룹웨어로 돌려야 한다. 무거운 계산도 약하다. 수식 기능이 있긴 한데 엑셀만큼 빠르지도, 유연하지도 않다. 그래서 나는 노션을 문서·기록·반복 업무의 중심에 두되, 숫자 계산은 여전히 엑셀에 맡긴다. 이 역할 분담이 8년 차가 내린 결론이다.
엑셀 단축키와 함수는 여전히 필요하다 — 노션이 못 하는 것
노션으로 다 될 것 같지만, 숫자를 다루는 순간 엑셀이 훨씬 빠르다. 직장인이 꼭 알아야 할 엑셀 단축키는 무엇인가? 답부터 말하면 이동·선택·서식 세 종류다. 이 세 가지만 손에 붙어도 보고서 만드는 시간이 눈에 띄게 준다.
마우스를 버리게 한 단축키들
내가 매일 쓰는 건 몇 개 안 된다. Ctrl+방향키로 데이터 끝까지 한 번에 이동하고, Ctrl+Shift+방향키로 범위를 통째로 선택한다. 예전엔 스크롤을 끝까지 내렸다. 지금은 손가락 두개면 끝이다. 서식은 Ctrl+1로 셀 서식 창을 바로 열고, 표 만들 땐 Ctrl+T를 쓴다.
함수를 칠 때도 요령이 있다. =VL 까지만 치고 Tab을 누르면 VLOOKUP이 그대로 완성된다. 이걸 모를 때는 함수 이름을 끝까지 다 쳤다. 사소해 보여도 하루에 수십 번 반복하면 차이가 크다.
실무에서 실제로 쓰는 함수는 셋뿐이다
함수 책을 사도 결국 쓰는 건 정해져 있다. 나는 VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF 세 개로 거의 다 한다. VLOOKUP은 다른 표에서 값을 끌어올 때, SUMIF는 조건에 맞는 값만 더할 때, COUNTIF는 조건에 맞는 개수를 셀 때 쓴다.
예를 들어 캠페인별 지출을 정리할 때, 예전엔 캠페인 이름별로 눈으로 찾아 더했다. 지금은 SUMIF 한 줄이면 끝난다. 여기에 피벗테이블을 얹으면 월별·항목별 합계가 클릭 몇번에 나온다. 보조열을 만들 필요도 없다. 이게 엑셀이 노션을 못 따라오게 만드는 지점이다. 숫자 가공만큼은 엑셀이 압도적이다.
솔직히 처음 SUMIF를 쓸 땐 절대참조($) 때문에 값이 어긋나서 한참 헤맸다. 자동채우기를 하면 참조가 밀린다. 이건 몇 번 틀려봐야 손에 붙는다. 나도 그랬다. 값이 이상하면 십중팔구 참조가 밀린 거라고 생각하면 대충 맞다.
한 가지 더 적으면, 엑셀은 노션과 달리 결과를 그대로 붙여넣기 좋다. 나는 엑셀에서 집계를 끝낸 표를 노션 보고서에 이미지나 표로 붙인다. 계산은 엑셀, 정리와 공유는 노션. 이 흐름이 자리 잡으니 매달 하던 예산 정리가 반나절에서 한두 시간으로 줄었다. 처음부터 이렇게 한 건 아니고, 몇 달을 이리저리 바꿔보고 남은 방식이다.
노션과 엑셀, 어떤 사람에게 무엇이 맞나
노션과 엑셀의 차이는 무엇인가? 노션은 기록과 반복 업무를 묶는 데이터베이스고, 엑셀은 숫자를 계산하는 스프레드시트다. 겹치는 것 같지만 잘하는 영역이 다르다. 그래서 나는 둘을 병행한다.
간단히 정리하면 다음과같다.
| 구분 | 노션 | 엑셀 |
|---|---|---|
| 잘하는 일 | 문서·회의록·반복 업무 템플릿 | 숫자 계산·집계·분석 |
| 협업 | 링크 하나로 공유, 실시간 | 파일 주고받기 |
| 반복 자동화 | 데이터베이스 반복 템플릿 | 함수·피벗으로 자동 집계 |
| 약점 | 무거운 계산, 결재 불가 | 문서 축적, 기록 관리 |
정리하면, 문서와 기록이 많은 사람은 노션을 주력으로 두는 게 낫다. 반대로 하루 종일 숫자와 씨름하는 회계·재무 쪽이라면 엑셀이 중심이어야 한다. 나처럼 문서 반, 숫자 반인 실무자는 둘 다 쓰되 역할을 나누면 된다. 노션에 기록하고, 계산은 엑셀에서 해서 결과만 노션에 붙인다.
한 가지만 덧붙이면, 도구를 한꺼번에 다 바꾸려 하지 않는 게 좋다. 나는 처음에 노션으로 전부 옮기려다 오히려 시간을 더 썼다. 가장 자주 하는 반복 업무 하나만 먼저 옮기고, 익숙해지면 다음 걸 옮기는 게 실패를 줄인다.
자주 묻는 질문
노션과 엑셀 중 직장인은 뭘 먼저 배워야 하나요?
반복되는 문서 업무가 많다면 노션을, 숫자 집계가 많다면 엑셀을 먼저 익히는 걸 추천한다. 대부분의 직장인은 주간 보고나 회의록 같은 반복 문서가 많으므로, 노션 데이터베이스 반복 템플릿 하나만 만들어도 체감 효과가 크다. 나는 노션으로 반복 문서를 정리한 뒤 엑셀 단축키를 익히는 순서가 가장 효율적이었다.엑셀 단축키는 몇 개나 외워야 실무에 도움이 되나요?
다섯 개 정도면 충분하다. Ctrl+방향키(이동), Ctrl+Shift+방향키(범위 선택), Ctrl+1(셀 서식), Ctrl+T(표), Ctrl+C·V(복사·붙여넣기)만 손에 익혀도 마우스 사용이 크게 준다. 단축키는 한꺼번에 외우기보다 매일 쓰면서 자연스럽게 손에 붙이는 게 낫다.노션 반복 템플릿은 어떻게 설정하나요?
데이터베이스 우측 상단의 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 누르고 새 반복 템플릿을 선택한 뒤, 매일·매주·매월 중 주기를 정하고 안에 들어갈 양식을 미리 만들어두면 된다. 설정은 처음 한 번만 하면 되고, 이후에는 정해진 주기마다 빈 양식이 자동으로 생성된다. 주간 보고나 일일 업무일지에 특히 잘 맞는다.노션만 쓰면 엑셀은 필요 없나요?
그렇지 않다. 노션에도 표와 수식 기능이 있지만 무거운 계산이나 대량 데이터 집계는 엑셀이 훨씬 빠르고 유연하다. 숫자를 다루는 업무라면 엑셀이 필요하다. 문서와 기록은 노션, 계산은 엑셀로 역할을 나누는 병행 방식이 가장 현실적이다.회사에서 노션을 쓸 때 주의할 점은 없나요?
결재나 승인이 필요한 업무는 노션으로 처리할 수 없다는 점을 기억해야 한다. 휴가 신청이나 지출결의 같은 승인 업무는 회사 그룹웨어를 써야 한다. 또 보안 정책상 외부 서비스 사용이 제한되는 회사도 있으니, 도입 전에 사내 규정을 확인하는 게 안전하다.Action Plan — 결론 및 다음 행동
정리한다. 퇴근을 앞당긴 건 대단한 기술이 아니라 반복을 없앤 습관이었다. 노션 활용법은 데이터베이스 반복 템플릿으로 문서를 자동화하는 것, 엑셀 단축키는 마우스를 키보드로 바꾸는 것. 이 두 가지가 8년 차인 내 하루에서 한 시간을 돌려줬다.
핵심만 다시 요약하면 이렇다. 첫째, 시간을 잡아먹는 건 어려운 일이 아니라 매주 반복되는 잔업이다. 둘째, 노션은 반복 문서와 기록에, 엑셀은 숫자 계산에 각각 강하니 역할을 나눠 병행하는 게 낫다. 셋째, 도구는 한꺼번에 바꾸지 말고 가장 자주 하는 업무 하나부터 옮겨야 실패하지 않는다. 넷째, 엑셀 단축키와 함수는 다섯 개 안쪽이면 실무에 충분하다.
굳이 한 문장으로 다음 행동을 남긴다. 이번 주 월요일 아침, 당신이 가장 자주 만드는 반복 문서 하나를 골라 노션 데이터베이스 반복 템플릿으로 만들어보라. 딱 하나면 된다. 그 하나가 익숙해지면 다음 문서는 저절로 옮기게 된다.
도구를 더 알고 싶다면 노션 공식 사이트에서 템플릿과 단축키 정리를 확인할 수 있다. 엑셀 단축키는 오빠두엑셀의 정리가 실무에 가장 가깝다.